Datenschutz APP Civento

Gemäß Art. 12, 13 DSGVO müssen den Betroffenen bei Erhebung ihrer personenbezogenen Daten datenschutzbezogene Informationen durch den Verantwortlichen zur Verfügung gestellt werden.

Anbei werden die folgende Formulierungshilfe/Textbausteine zur Datenschutzerklärung dargestellt:

1. Allgemeine Angaben zu digitalen Antragsverfahren auf der Antrags- und Prozessplattform

Die Verbandsgemeinde Trier-Land gibt ihnen auf dieser Website die Möglichkeit, Ihre Anträge digital abzuwickeln. Das Antragsverfahren und dazu zugehörige Fachprozesse werden durch die Antrags- und Prozessplattform (im Weiteren „APP“) elektronisch realisiert. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke der Antragsstellung findet vollständig in der APP statt.

Die APP ist eine Basiskomponente, die Teil der IT-Basisinfrastruktur von Rheinland-Pfalz (im Weiteren „RLP“) ist. Ziel der APP ist eine digitale Abwicklung von Verwaltungsverfahren mit einem rechtswirksamen Endergebnis, z. B. einem Bescheid. Die APP wird vom Land Rheinland-Pfalz für alle Landesbehörden sowie von der Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen Spitzenverbände (Landkreistag Rheinland-Pfalz, Städtetag Rheinland-Pfalz, Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz) für alle Gemeinden und Gemeindeverbände bereitgestellt.

2. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragte/r

Verbandsgemeindeverwaltung Trier-Land
Gartenfeldstr. 12
54295 Trier
Telefon: +49 (0) 651-9798 0
E-Mail: rathaus@trier-land.de

Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Verbandsgemeinde Trier-Land
Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Gartenfeldstraße 12
54295 Trier

Telefon: +49 (0)651-9798-210
E-Mail: datenschutz@trier-land.de

3. Verarbeitung personenbezogener Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

3.1 Welche Daten verarbeiten wir, wenn Sie einen Antrag stellen?
3.1.1. Datenverarbeitung zum Betrieb und zur Protokollierung auf der APP

Bei der Antragstellung werden auf der Antragsplattform Daten erhoben und gespeichert, die der jeweilige Browser mit jedem Aufruf einer der Seiten an den Webserver übermittelt. Die Informationen werden benötigt, um die dauerhafte Funktionsfähigkeit technisch zu gewährleisten, Fehler und missbräuchliche Nutzungen zu identifizieren und nachzuverfolgen und um Strafverfolgungsbehörden, z.B. im Falle eines Cyberangriffes, die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen. Die erhobenen Daten werden außerdem ggf. statistisch mit dem Ziel ausgewertet, Datenschutz und Datensicherheit zu erhöhen.

Folgende Daten, die technisch notwendig sind, werden auf den APP-Servern erfasst:

1. Datum und die Uhrzeit des Zugriffs

2. Name und die URL der abgerufenen Dateien

3. IP-Adresse

4. Webseite, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer)

5. Meldung, ob der Zugriff auf die Seite bzw. der Abruf der Datei erfolgreich war

6. Übertragene Datenmenge

7. Betriebssystem des Rechners und der von den Besucherinnen und Besuchern verwendete Browser

Die Daten werden in sogenannte Logfiles (technische Protokolldateien) geschrieben. Logfiles werden innerhalb der gesetzlich vorgegebenen Fristen automatisch gelöscht. Bis dahin können sie für die o. g. Zwecke ausgewertet werden.

Diese Daten werden durch den Landesbetrieb Daten und Information Rheinland-Pfalz im Auftrag des unter Ziff. 2 genannten Verantwortlichen verarbeitet. Sie werden an Dritte übermittelt, soweit der Verantwortliche rechtlich dazu verpflichtet ist, z. B. an zuständige Strafverfolgungsbehörden zum Zwecke der Verfolgung einer Straftat.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten sind Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e, Abs. 3 Satz 1 lit. b DSGVO i. V. m. §§ 12 Abs. 1, 18 Abs. 1, 20 Abs. 2, 21 E-Governmentgesetz Rheinland-Pfalz (EGovG RLP).

 3.1.2 Cookies
Bei Cookies handelt es sich um kleine Informationseinheiten, die von einer Webseite lokal im Speicher Ihres Internet-Browsers auf dem von Ihnen genutzten Rechner abgelegt werden können. Sie enthalten sogenannte Identifier (zufällig generierte Identifikationsnummern), über die der Server Anfragen Ihres Zugriffsgeräts eindeutig zuordnen kann. Auf diese Weise kann grundsätzlich auch eine Anfrage einem bestimmten Nutzer zugeordnet werden.

In der APP werden Cookies lediglich für die technische Bereitstellung der Antragsplattform und ihre optimale Funktionsweise verwendet.

Wir setzen folgende Cookies ein, die folgende personenbezogene Daten speichern:

• Cookie Jsession: Dieses Cookie speichert eine personenbezogene Cookie-ID für das Session Management. Es dient der Zuordnung der Session zu der jeweiligen Benutzerin oder dem jeweiligen Benutzer, ohne ihn erneut identifizieren zu müssen, bis zum Schließen des Browser-Tabs. Es ist technisch notwendig.

Das Cookie JSession verfällt nach Session-Ende.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Setzen der Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 LDSG RLP i. V. m. §§ 25 Abs. 1 Satz 1, 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Bitte beachten Sie: Sie können sich mit jedem Internetbrowser anzeigen lassen, wenn Cookies gesetzt werden und was sie enthalten. Abhängig davon, welchen Browser Sie verwenden, können Sie bereits in Ihrem Browser einstellen, ob Sie Cookies generell zulassen, ob Sie nur bestimmte Cookies akzeptieren oder alle Cookies ablehnen wollen. Über Ihren Browser können Sie in der Regel auch einsehen, welche Cookies auf Ihrem Zugriffsgerät gespeichert sind, und Sie können diese dann auch ganz oder teilweise löschen. Detaillierte Informationen bietet der Internetauftritt der Verbraucherzentrale Rheinland-Pfalz (Cookies kontrollieren und verwalten: so geht's | Verbraucherzentrale Rheinland-Pfalz).

 3.1.3 Erhebung von Antragsdaten

Im Rahmen der Antragstellung verarbeiten wir die von Ihnen in den jeweiligen Online-Formularen eingegebenen personenbezogenen Daten.

Hierzu können insbesondere folgende Daten gehören:

Identitätsdaten (z. B. Name, Vorname, Geburtsdatum)

Kontaktdaten (z. B. Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

antragsbezogene Angaben (z. B. Sachverhaltsangaben, Erklärungen, hochgeladene Nachweise)

ggf. besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO, soweit diese für das jeweilige Antragsverfahren erforderlich sind

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zum Zweck der:

Entgegennahme und Bearbeitung Ihres Antrags,

Durchführung des jeweiligen Verwaltungsverfahrens,

Prüfung der Anspruchsvoraussetzungen,

Erstellung eines Verwaltungsaktes (z. B. Bescheid),

Kommunikation mit Ihnen im Rahmen des Verfahrens.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist
Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 Landesdatenschutzgesetz Rheinland-Pfalz (LDSG RLP) sowie den jeweils einschlägigen fachrechtlichen Vorschriften des jeweiligen Verwaltungsverfahrens.

Sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO in Verbindung mit den jeweiligen spezialgesetzlichen Regelungen.

 3.1.4 Automatische Befüllung von Antragsformularen

Die Antragsformulare können mit Ihren Identitätsdaten im Sinne von § 8 Abs. 1 OZG (siehe oben Erhebung von Antragsdaten) automatisch vorbefüllt werden. Sie benötigen dazu ein kompatibles Servicekonto wie zum Beispiel das Nutzerkonto Rheinland-Pfalz. Mit Ihrer Einwilligung werden Ihre Identitätsdaten automatisch in die zutreffenden Felder der von Ihnen auswählten Online-Formulare übernommen. Diese Funktion ist eine Bedienhilfe und dient dem beschleunigten Ausfüllen von Antragsformularen.

Die Identitätsdaten werden dafür bis zum Ende der Session im Cache Ihres Browsers gespeichert. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 8 Abs. 8 Satz 1 OZG i. V. m. § 3 LDSG RLP bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern Sie eine Einwilligung zur automatischen Befüllung von Antragsformularen erteilt haben.

 3.1.5 Zwischenspeichern von Antragsformularen

Angaben in Formularen und hochgeladene Nachweise werden während der Antragserstellung zwischengespeichert, um Ihnen die Möglichkeit zu bieten, den Antrag zu einem späteren Zeitpunkt zu vervollständigen und abzuschicken. Ihre Angaben und Anlagen werden so lange zwischengespeichert bis der Antrag von Ihnen vervollständigt, abgeschickt oder gelöscht wurde, jedoch maximal 90/120 Tage nach der letzten Bearbeitung. Anschließend werden alle zwischengespeicherten Daten automatisch gelöscht.
Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m.§ 3 LDSG RLP.

 3.1.6 Speicherung von Anträgen

Abgeschickte Anträge werden mit allen personenbezogenen Daten zunächst zentral in der APP gespeichert. Die Speicherung dient ausschließlich der technischen Abwicklung des Antragsverfahrens, insbesondere der sicheren Übermittlung an das zuständige Fachverfahren sowie der Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit und Fehlerbehebung. Eine inhaltliche Bearbeitung erfolgt im jeweiligen Fachverfahren.

Für die vorübergehende Speicherung in der APP wurden einheitliche Speicherfristen festgelegt.
Abgeschickte Anträge werden nach erfolgreicher Übermittlung an das jeweilige Fachverfahren für einen begrenzten Zeitraum in der APP vorgehalten und anschließend automatisiert gelöscht.

Die Speicherdauer beträgt:

• 90 Tage für Sachdaten (Antragsinhalte)
• 120 Tage für Verfahrens- und Protokolldaten (z. B. Metadaten, Logdaten)

Die Speicherung dient ausschließlich der technischen Abwicklung des Antragsverfahrens, insbesondere der Sicherstellung der Übermittlung, der Nachvollziehbarkeit sowie der Fehlerbehebung. Eine inhaltliche Sachbearbeitung erfolgt im jeweiligen Fachverfahren.

Die Lösch- bzw. Aufbewahrungsfristen im eigentlichen Verwaltungsverfahren richten sich nach den jeweils einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen des Fachrechts sowie den geltenden kommunalen Aufbewahrungsregelungen.

3.2 Datenverarbeitung im Rahmen des Fachverfahrens

Sobald die eingereichten Anträge die für die Bearbeitung zuständige Stelle erreichen, beginnt das jeweilige Fachverfahren.

Der datenschutzrechtlich Verantwortliche für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen des Fachverfahrens ist die

Verbandsgemeindeverwaltung Trier-Land
(siehe Ziffer 2 dieser Datenschutzerklärung).

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt im Rahmen interner Prozesse und Fachverfahren der Verbandsgemeindeverwaltung Trier-Land außerhalb der Antrags- und Prozessplattform (APP).

Die Verarbeitung der Daten erfolgt zum Zweck der Durchführung des jeweiligen Verwaltungsverfahrens, insbesondere zur Prüfung des Antrags, zur Entscheidung sowie zur Erstellung eines Verwaltungsaktes (z. B. Bescheid).

Die Verarbeitung richtet sich nach den jeweils einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen des Fachrechts sowie den geltenden kommunalen Aufbewahrungsregelungen.

Die Aufbewahrungsfristen der im Fachverfahren verarbeiteten Daten ergeben sich aus den jeweiligen spezialgesetzlichen Vorschriften sowie den einschlägigen Aufbewahrungsfristen für Verwaltungsunterlagen.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 Landesdatenschutzgesetz Rheinland-Pfalz (LDSG RLP) sowie den jeweils einschlägigen fachrechtlichen Vorschriften des jeweiligen Verwaltungsverfahrens.

3.3 Welche Daten verarbeiten wir, wenn Sie mit uns elektronisch Kontakt aufnehmen?

Wenn Sie mit uns elektronisch Kontakt aufnehmen (z. B. per E-Mail oder über bereitgestellte Kontaktmöglichkeiten im Antragsportal), verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Kontaktdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse)
• Inhalte Ihrer Anfrage
• ggf. weitere von Ihnen übermittelte Informationen

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit und Nutzerfreundlichkeit des Online-Antragsportals.

Sofern Ihre Anfrage technische Probleme betrifft, kann diese an den Betreiber der APP, den Landesbetrieb Daten und Information Rheinland-Pfalz, weitergeleitet und dort verarbeitet werden.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 Landesdatenschutzgesetz Rheinland-Pfalz (LDSG RLP).

4. Empfänger der Daten

Der Verantwortliche gibt Ihre personenbezogenen Daten nur weiter, soweit dies zur Erfüllung der jeweiligen Aufgabe erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Für den technischen Betrieb der Antrags- und Prozessplattform (APP) wurde der Landesbetrieb Daten und Information Rheinland-Pfalz (LDI) als Dienstleister eingesetzt. Der LDI verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen im Sinne des Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung).

Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinne bleibt die Verbandsgemeindeverwaltung Trier-Land.

Der Landesbetrieb Daten und Information Rheinland-Pfalz ist Teil der Landesverwaltung und zentraler IT-Dienstleister des Landes Rheinland-Pfalz. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Rechenzentren innerhalb Deutschlands.

Der LDI setzt im Rahmen des technischen Betriebs weitere Unterauftragsverarbeiter ein, insbesondere die Gesellschaft für Kommunikation und Wissenstransfer mbH (KommWis). Weitere Unterauftragsverarbeiter können eingesetzt werden.

Darüber hinaus können personenbezogene Daten an andere Behörden oder öffentliche Stellen übermittelt werden, soweit dies zur Durchführung des jeweiligen Verwaltungsverfahrens erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Eine Übermittlung kann insbesondere erfolgen:

• zur Durchführung des Verwaltungsverfahrens durch zuständige Fachbehörden
• zur Abwehr von Gefahren für die öffentliche Sicherheit
• zur Verfolgung von Straftaten
• zur Abwehr von Angriffen auf die IT-Infrastruktur

Rechtsgrundlagen hierfür sind insbesondere § 19 Absatz 2 Landesdatenschutzgesetz Rheinland-Pfalz (LDSG RLP) sowie § 21 E-Government-Gesetz Rheinland-Pfalz (EGovG RLP).

Stand: August 2026